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/ Belgian Amiga Club - ADF Collection / BS1 part 23.zip / BS1 part 23 / PD 163.adf / Bankn / banknr.doc < prev    next >
Text File  |  1988-11-22  |  4KB  |  78 lines
  1.                              Reports Instructions
  2.        
  3.        
  4.        The Reports program  produces  five  separate  reports  that will
  5.        assist you in managing your bank account.   You may pull down the
  6.        menu and select one of the following reports.
  7.        
  8.            Reconciliation Report - This report is used to reconcile
  9.            you bank account.  If you  have  never done this before,
  10.            here's how it works:
  11.            
  12.            The idea is to provide a  means  for you to determine if
  13.            the bank balance you think you have actually agrees with
  14.            what the bank says you have.  You reconcile your account
  15.            at the time you receive your monthly bank statement.
  16.            
  17.            To reconcile you account,  enter  the Checkbook program,
  18.            and using your bank  statement,  locate each transaction
  19.            listed.  You may use the  proportional  gadget or the Up
  20.            and Down Arrows to scroll  up  and  down, or you can use
  21.            the Find function.  Once a transaction has been located,
  22.            compare the amount on the statement  with the amount you
  23.            had entered  in  the  journal.   If  the  amounts agree,
  24.            select the Set  Recon  gadget  in  order  to turn on the
  25.            reconciliation  flag.   By  setting  this  flag  you are
  26.            indicating that the transaction has cleared the bank and
  27.            that your amounts agree.   If  the amounts do not agree,
  28.            further research will be required.
  29.            
  30.            After  setting  the  reconciliation  flag  for  all  the
  31.            cleared transactions, return  to the Reports program and
  32.            select the reconciliation option.  At this time you will
  33.            be ask to enter the  statement  date and ending balance.
  34.            The ending balance is normally found at the bottom right
  35.            hand corner of the statement.
  36.            
  37.            After  doing   this   the   program   will  present  all
  38.            transactions that have not cleared the bank, or in other
  39.            words, all  transactions  for  which  the reconciliation
  40.            flag  is  not  set.   Next,  the  program  will  present
  41.            balancing information  which  includes  the balance from
  42.            the statement, deposits not  processed  by the bank, and
  43.            checks or withdrawals not yet processed by the bank.
  44.            
  45.            Next, the following  computation  is made:  the deposits
  46.            not credited are added to the bank statement balance and
  47.            checks outstanding are  subtracted  from the result.  If
  48.            the result of the computation  is equal to your balance,
  49.            your account is in balance.   If not, either you or your
  50.            bank has made an error.  Since banks seldom made errors,
  51.            chances are you made the  error.   The most common cause
  52.            of errors is that the reconciliation flag is set when in
  53.            fact the amounts do not agree.
  54.            
  55.            Expense  Summary  Report  -  This  report  presents  the
  56.            budgeted   amount,   total   expenditures,   and   total
  57.            expenditures as a percentage  of the budgeted amount for
  58.            each expense category.
  59.            
  60.            Expense Detail Report - This reports presents individual
  61.            check,  withdrawal,  and  service   charge  transactions
  62.            grouped  by  expense  category.    Overall  and  expense
  63.            category totals are provided.
  64.            
  65.            Deposit  Summary  Report  -  This  report  presents  the
  66.            budgeted amount, total deposits, and total deposits as a
  67.            percentage  of  the  budgeted  amount  for  each expense
  68.            category.
  69.            
  70.            Deposit Detail Report - This  report presents individual
  71.            deposit  transactions   grouped   by  expense  category.
  72.            Overall and expense category totals are provided.
  73.            
  74.            All reports provide the option for sending the output to
  75.            the printer.  Further, all  reports,  with the exception
  76.            of the Reconciliation report,  require that a date range
  77.            be entered.
  78.